In un mondo digitale e web, ci sono ancora tantissime persone che preferiscono scrivere una lettera formale e in italiano. Non si redige più a mano ma sul personal computer e le regole per renderla perfetta sono tante.
Scopriamo insieme come si scrive una lettera formale perfetta e tutte le sue caratteristiche?
Come si scrive una lettera e a chi?
Ci sono alcuni elementi e caratteristiche per scrivere una lettera correttamente. La prima cosa da fare è valutare chi sia il destinatario e quale sia lo scopo di questo documento. Cosa significa? Esistono lettere per gli esami di Terza Media – per salutare un amico lontano – per fare una richiesta al Sindaco sino a testi per aziende formali e pieni di contenuto.
Non mancano le lettere di presentazione o quelle per dimettersi dall’attuale occupazione. Oltre al destinatario, questo documento dovrà essere leggibile e scorrevole e per farlo basterà rispondersi alle seguenti domande:
- Qual è l’obiettivo finale di questa lettera
- È una lettera informativa?
- È necessaria una risposta?
- Chi è il destinatario di questa lettera?
Una attenzione particolare allo stile che non dovrà mettere una barriera tra mittente e destinatario. Lo scopo primario è quello di raggiungere un risultato attraverso un testo scritto.
Ci sono differenze tra lettera formale e informale?
Le differenze ci sono e racchiudono diversi fattori. La lettera formale viene utilizzata quando la conversazione scritta è tra due persone che non hanno confidenza e per motivi di varia natura come un professionista, un dirigente o una persona che fa parte di un ufficio/ente.
La lettera informale si scrive nel momento in cui il destinatario è una persona conosciuta, senza necessità di schemi o impostazioni.
Com’è la struttura di una lettera
Le lettere oggi si scrivono prettamente con l’aiuto del Personal Computer e il consiglio è quello di utilizzare un modello apposito così da avere una traccia di come impostare tutti gli elementi. I punti da non dimenticare mai sono i seguenti:
- Mittente con specifica se si tratta di Ente – Azienda – Persona
- Luogo di scrittura e invio
- Destinatario con specifica se si tratta di Persona – Azienda – Ente
- Riferimenti come numero di protocolli precedenti e data
- Oggetto della lettera con parole chiave che identificano il testo e l’obiettivo dello stesso.
La struttura prosegue poi con:
- Svolgimento con il corpo della lettera
- Conclusioni e chiusura
- Firma e – se necessario – timbro
- Post Scriptum eventuale se si vuole far riferimento a qualcosa da ricordare
- Nota Bene su elementi a cui far attenzione e riferimento.
Ci sono alcuni degli elementi di cui sopra che sono specifici per una conversazione formale e/o di tipo amministrativo. Poi in aggiunta ci sono degli elementi del tutto facoltativi e altri obbligatori: facciamo chiarezza?
Ricordarsi sempre che è l’oggetto la parte focale della comunicazione arrivando subito al punto. Non si deve creare curiosità o suspance ma dettare l’argomento senza girarci intorno.
La struttura di cui sopra evidenzia che il mittente dovrà essere inserito in alto a sinistra se non si possiede una carta intestata. Si passa poi al destinatario che rimane leggermente più basso sulla destra.
Si aggiunge un titolo oppure una formula come Alla cortese attenzione di così da attirare l’attenzione della persona giusta (se si scrive ad una azienda). Tra mittente e destinatario bisogna inserire il luogo seguito da una virgola e poi la data di scrittura documento (Torino, 23 agosto 2021).
Come scrivere l’oggetto della lettera
Tra le parti più importanti, come evidenziato sopra, c’è l’oggetto della lettera. Così come si fa in una mail, anche la lettera dovrebbe avere questo riferimento in aiuto al destinatario. Questo serve per annunciare il contenuto e attirare anche l’attenzione su quale sia l’argomento.
Insieme all’oggetto si possono inserire dei riferimenti, se ci sono. In caso di precedenti comunicazioni postali oppure protocolli basterà aggiungere:
- Ns/rif.
- Vs/rif.
Consigli per scrivere una lettera perfetta
Una volta che la prima parte è stata redatta e preparata si passa al testo della lettera vera e propria.
Se è una lettera informale si potrà iniziare con un Ciao, ma in una lettera formale sarebbe meglio utilizzare, per esempio:
- Gent.mo Sig. …..
- Spettabile….
E poi
- Come anticipato via telefono.
- In risposta alla Sua/Vostra.
- In riferimento alla sua/vostra richiesta.
- In riferimento al colloquio telefonico.
Il testo della lettera deve puntare sulla semplicità, buon italiano scritto e comunicazione diretta. Si da del Voi se si scrive ad una azienda, si da del Lei se si scrive ad una persona fisica non conosciuta e si da del Tu per conoscenti e amici. Ma attenzione, si può utilizzare il Voi anche se ci si riferisce ad un gruppo di persone.
Cosa evitare lungo il testo della lettera? Tra le cose da evitare un linguaggio troppo burocratico e difficile da comprendere. Ma non solo, evitare anche un gergo specialistico (solo se non è richiesto specificatamente) e periodi complessi. Meglio frasi facili, piccole e suddivise dalla punteggiatura.
