Quando si lavora online – e ci si mette in comunicazione con altre persone e aziende – è necessario imparare ad usare strumenti di ogni tipo. Dropbox è una soluzione ideale per la condivisione delle cartelle e la sincronizzazione delle stesse. Ottimale e gestibile non solo da PC, ma anche su Tablet e Smartphone.
Scopriamo insieme come si usa e quali sono le sue caratteristiche!
Che cos’è Dropbox?
L’applicazione Dropbox è uno strumento che offre l’hosting – sincronizzazione e la condivisione di cartelle e file. Il servizio cloud based è completamente gratuito sino a 2GB e a pagamento in caso di integrazione.
È una applicazione web facile da usare che mette a disposizione di ogni utente uno spazio da sfruttare, utile per l’archiviazione di file e cartelle. Per fare maggiore chiarezza è proprio come avere un proprio Hard Disk per poter salvare tutti quanti i file: ma invece di avere uno strumento fisico, questo è in rete e sempre a disposizione.
Il lavoro online condiviso non è mai stato così facile, organizzando tutto quello che serve in un posto completamente sicuro e certificato. È inoltre raggiungibile da ogni tipo di dispositivo e nessun file dovrà più essere sul desktop, chiavetta o su un server che da casa non si può consultare.
Come anticipato, lo spazio a disposizione è di 2GB per utente. I soggetti che desiderano aumentarli potranno acquistare un account Pro così da avere tutto lo spazio che si desidera a disposizione.
Come si usa Dropbox
Essendo una applicazione web, basterà collegarsi al sito ufficiale e poi fare l’iscrizione. Una volta confermato il solito link via mail, si potrà accedere per arrivare alla Home Page.
Il proprio account viene personalizzato e l’interfaccia che si usa è similare a quella di un computer: sarà compito dell’utilizzatore generare cartelle per poi inserire tutti i file che si desidera conservare o sincronizzare.
Facile ed intuitivo, se in ufficio si inserisce una cartella questa potrà essere consultata anche a casa o in autobus dal proprio smartphone. Per non dover fare ogni volta l’accesso, c’è la possibilità di creare il collegamento sul desktop.
Su smartphone e tablet basterà entrare dall’App Web oppure scaricare l’applicazione ufficiale.
Ma è uno strumento sicuro? Assolutamente sì e viene utilizzato il solito protocollo SSL con algoritmo di crittografia AES-256.
Condivisione cartelle: gli strumenti indispensabili
Perché si usa Dropbox? Non solo per le funzionalità sopra esposte ma soprattutto per la condivisione delle cartelle e dei file. Tutto il materiale all’interno dell’applicazione si può decidere se metterlo a disposizione di altri utenti. Nessuna mail, nessuna attesa ma una condivisione come se si lavorasse alla medesima postazione.
Per la condivisione di una cartella, basterà cliccare sul tasto destro del mouse dopo essersi posizionati sull’elemento. Si potrà poi decidere chi saranno le persone autorizzate alla visualizzazione e lavoro della cartella.
Dropbox ha tantissime funzionalità, come:
- Creare una cartella pubblica e poi inserire il materiale utile da utilizzare per le persone che lavorano ad un determinato progetto. Senza più dover inviare le mail.
- I backup sono sempre importanti e con questo strumento basterà reimpostare la cartella “documenti importanti” con quella presente sull’app. Tutto a disposizione e senza paura di perdita dei dati.
- Sincronizzazione delle cartelle che è una delle funzioni più amate di questo servizio, così che tutte le persone abbiano a disposizione i file senza doversi muovere dalla propria postazione.
Come si sincronizzano le cartelle
L’applicazione Dropbox dovrà essere installata sui vari dispositivi da sincronizzare. È importante non solo per avere i file in condivisione con i vari collaboratori ma anche per poter accedere alle cartelle da Pc – Smartphone e Tablet.
Naturalmente, ci sono anche delle funzioni che permettono di decidere quali siano le cartelle da sincronizzare e quali no.
Recupero file e condivisione foto
Può accadere di aver perso un file e non riuscire a trovare la cartella nel proprio account, soprattutto se ce ne sono tantissime. Magari qualcuno ha cancellato inavvertitamente, perché l’App non potrebbe mai eliminare qualcosa senza approvazione. Non solo, c’è anche uno storico che ha una durata di circa 30 giorni per l’account base estendibile sino a 120 giorni con l’account professionale.
E se la cartella è stata eliminata? Si può recuperare, infatti se condivisa le altre persone la vedranno ancora dentro la propria scrivania.
Si parla anche di spazio e non si possono condividere solo file, ma anche foto con i vari amici. Una gita, una vacanza, un matrimonio o semplicemente condividere i propri successi con le persone lontane: basterà solo una condivisione grazie all’opzione public URL e in totale sicurezza.
Come si fa? Bisogna andare nella sezione Foto, selezionare tutti gli scatti e aggiungere le foto all’album. Poi si crea la Gallery da condividere con i vari amici.
Insomma, tutto è possibile semplicemente con la condivisione. Su ogni dispositivo si potrà avere l’accesso al proprio account e avere tutti i file a portata di mano in un solo secondo.
